Zoom参加者の困った!を解決!背景変更 共有などの使い方を解説

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Zoom参加者の困った!を解決!背景変更 共有などの使い方を解説

1. Zoom に招待されたら?

リモートワークが推奨される中、ビジネスシーンだけでなく、プライベートの打ち合わせ、セミナー、飲み会など、Zoom を使ってコミュニケーションをとる機会が増えてきました。

上司や、お友達の、来週は Zoom でやってみない?

の一言で翌週から Zoom に変更

私、苦手なんだけど、いまさら、教えてなんていえないしなぁ...

そして、送られてくる、招待状。

実は、Zoom には、パソコン、スマートフォンだけでなく、専用の機器や、音声だけで参加することもできるのです。

そのための情報が記載されているので、ちょっと面倒くさいなと思ってしまうかもしれませんが、参加するために必要なのは、赤枠のリンクだけ。

どちらも同じリンクなので、どちらかをクリックすれば参加することができます。

また、ミーティング ID を入力して会議に参加することも可能です。

この場合、次章で解説するアプリのインストールが必要です。

アプリのインストールは必要?

スマートフォン、タブレット - アプリのインストールが必要です

iPhone、iPad は apple store から

Android 端末は、Google Play から

それぞれダウンロードしてください。

ゲストとして参加するだけであれば、アカウント(ユーザー登録/サインアップ)を登録する必要はありません。

自分がホストとなる予定がある場合は、アカウントを作成しましょう。

パソコンで - クライアントアプリのインストールをお勧めします

パソコンから参加する場合、ブラウザから参加することが可能ですが、継続して使用する予定があれば、クライアントアプリのインストールをしておけば、設定やスケジュール管理も容易にできるのでお勧めです。

インストールは、Zoom の公式ページからダウンロードできますが、ダウンロードのためのリンクなどが変更になることがあるので、ここでは、公式サイトへのリンクのみ記載しておきます。

https://zoom.us/

開始時間になったけど?

開始の時間になり、招待状のリンクをクリック!

音声のオプションを選択する画面が現れますが、通常は以下の選択でオッケーです。

コンピューターでオーディオに参加(パソコンの場合)

インターネットを使用した通話(スマートフォンの場合)

これだけですんなりお部屋に入れればよいのですが、実は、ホストさんによって、いろいろな初期設定がされています。

これが、意外と参加者さんを悩ませることに。

待合室の設定

参加者は、一旦、待合室に入ります。ホストは、待合室を確認して、参加者の名前を確認し、入出の許可をします。

ホスト(主催者)が許可をするまでは、会議室の中には入らず、他の参加者からも名前は見えません。

ホストなしでは入室できない設定

ホスト(主催者)が入室するまでは、待合室の設定に関係なく、会議室に入れない設定です。

ビジネスユースで、参加者同士に面識がない場合などは、この設定にするホストが多いようです。

また、ホストが、遅れる場合など、他の出席者で会議が進行できる場合は、設定しないことが多いです。

待ってる間に、オーディオのテストなどをしておくと良いでしょう。

ビデオ設定

入出時に、いきなり顔が映るか、あるいは操作しないと映らないかの設定です。

初心者の方が入室される場合に、操作に戸惑わないように、いきなり映る設定にするホストさんもいらっしゃいますが、基本的には映らない設定にすべきと思います。

回避策として、ミーティング ID を入力して会議に参加すると、入室前に、ビデオをオフにすることができます。

 

入室後のビデオの操作は、

4.会議中の困った

で解説します。

音声設定

入出時に、いきなり声が聞こえる(ミュート解除)か、あるいは操作しないと聞こえない(ミュート)かの設定です。

初心者の方が入室される場合に、操作に戸惑わないように、いきなりミュート解除にするホストさんもいらっしゃいますが、基本的にはミュート設定にすべきと思います。

入室後のマイクの操作は、

4.会議中の困った

で解説します。

3. 名前や背景を変更したい

出席する会議、あるいは、飲み会など、状況によって、本名で参加することもあれば、ニックネームを使いたいときもあります。

また、状況に応じて背景画像を変えることで、他の参加者の印象も変わることでしょう。

名前を変更する

表示名を変更することができます。

メニューの参加者をクリック

参加者リストの、自分の名前にカーソルを合わせ、‘詳細‘、‘名前の変更‘の順にクリックします。

新しい名前を入力し、‘OK‘をクリックすれば、表示名が変更されます。

背景を会議中に変更する

初期の状態から、いくつかの背景が準備されています。この中から選択することもできますが、自分のお気に入りの画像を使って、背景として使用することができます。

メニューのビデオアイコンの右側の上矢印をクリックして、バーチャル背景を選択すると、設定画面が現れます。ここで、準備されている画像を選択するか、+ボタンをクリックして、お気に入りの画像を追加後に選択することで、背景画像を変更することができます。

背景を事前に変更する

背景を事前に変更しておきたい。また、それ以外の設定を事前にしたい場合は、アプリの右上の歯車マークをクリックすれば、設定画面を呼び出すことができます。

顔を明るく見せたい

Zoom会議に何度か参加すると、参加者の顔の明るさが気になることがあります。

こんな時は、美人カメラ!正面から照明が当たることで、顔が明るく映ります。

私も美人カメラを使っていました。確かに、明るく映るのですが、Zoom の設定で、簡単に明るさを変更することができます。

設定画面のビデオを選択し、低照度に対して調整を ON にすると、適度な明るさに自動補正してくれます。手動を選択すると、さらに明るくすることもできるので、お試しください。

 

4. 会議中の困った!

とても便利な Zoom ですが、会議中にはいろいろなことが起こります。

よくある困った!の解決法です。

声が聞こえないって言われた

マイクがミュートになっている可能性が高いです。

メニューの、このアイコンを確認して、赤い斜めの線が見えたら、参加者に声が聞こえていません。クリックすると、ミュートが解除され、参加者に声が聞こえるようになります。

実は、ホストが参加者のマイクを操作して、ミュート、ミュート解除の操作をすることができます。知らないうちにミュートになっていた?ひょっとすると、近所の工事現場の音が聞こえていたのかもしれません。発言しないときには、ミュートにしておきましょう。

顔を見せたくないんだけど

ミュートの隣のビデオのアイコンのクリックで、ビデオの停止、開始を操作することができます。

個人的な見解ですが、必ずしもビデオを使用する必要はないと考えています。ビジネスユースであっても、顔を出さない Zoom 出席者のほうが多いです。

ホストは、ビデオの開始を要求することができますが、強制的に開始することはできません。

固まった

参加者のインターネット環境の影響が大きいです。

通信環境が不安定になると、音声が途切れたり、固まったり、Zoom が再起動することがあります。

ビデオを停止することで、負荷を減らすことができますが、快適に使用するためには、通信回線の見直しが必要かもしれません。

家族に話を聞かれたくない / 周りがうるさくて声が聞こえない

飲み会のガールズトーク。

聞かれたくないですよね。

子供が学校から帰ってきて大騒ぎ。

落ち着きません。

パソコンのスピーカー、マイク性能は、機種にもよりますが、それほど良くはありません。

ヘッドセットを使用することで、会議に集中することができます。様々なタイプのヘッドセットが販売されていますので、使用用途に合わせて検討してみましょう。

チャット機能を使おう

会議の途中で退出したい。

急な呼び出しがあった。

重要な会議でも、カジュアルな飲み会でも、会話を遮るのはあまりよくありません。

また、特定の参加者に伝えたいことがあったり、会話の中で、URL を伝いたいときなどに便利なのが、チャット機能です。

メニューのチャットボタンをクリックすると、チャット画面が表示されます。送信相手(全員または、メッセージを送りたい参加者)を選択して、メッセージを送ることができます。

5. 画面共有や、外付けカメラを使ってみよう

情報を共有したい

Zoom を手探りで使っている初心者が戸惑うのが、画面の共有です。

画面の共有ボタンをクリックすると、共有メニューが開きます。

ここで注意したいのは、共有する予定があるファイルは、

事前に開いておくこと

開いているファイルは、共有メニューにプレビューが表示されるので、慎重に選んで、共有ボタンを押しましょう。

共有メニューの詳細ボタンをクリックすれば、動画ファイルを選択して、ビデオを共有することも可能です。

デスクから離れた場所を見せたい

料理教室や、子供の寝顔を見せたい

そんなときには、外付けのカメラを使ってみましょう。

USB 接続のカメラを使えば、パソコンの向きを変えずに、目的のものを映すことができます。ビデオボタンの右の矢印をクリックして、使いたいカメラを選択すれば、簡単にカメラを切り替えることができます。

まとめ

この記事では、Zoom の会議に参加するために必要な情報を解説しました、

Zoom にはこれ以外にもたくさんの機能がありますが、ここまでの知識があれば、惑うことなく Zoom でのコミュニケーションを楽しむことができます。

最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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